Mange ledere bruker fortsatt stammespråk og kompliserte begreper når de skal formidle viktig informasjon. Har de ikke hørt om KISS (Keep It Simple, Stupid)?
Vi er på full fart inn i en digital hverdag hvor bedriftsledere må ha et mye mer aktivt forhold til teknologi enn tidligere. IT har gått fra å være et støtteverktøy i virksomheten til å bli en del av dens DNA. Det betyr at forretningsmodell, organisasjon og prosesser må designes og tilpasses for å utnytte dagens og morgendagens teknologi.
Teknologi-området kan virke skremmende på de fleste av oss. Utviklingen går lynraskt og det dukker stadig opp ny teknologi som kan få stor innvirkning på enhver virksomhet. Det gjelder også deg og din organisasjon.
«Teknologi-språk» ødelegger
Vi som jobber som rådgivere innen ny teknologi og digitalisering vet at en vellykket innfasing av digitale løsninger i bedriften først og fremst handler om mennesker og organisasjon, ikke teknologi. Og da er «teknologi-språket» en av de største utfordringene.
Teknologi er i ferd med å bli en integrert del i enhver forretning, og da er det viktig at alle forstår hva innfasing av ny teknologi betyr for virksomheten og for den enkelte. Kommunikasjonen må være enkel og forståelig med minst mulig bruk av tekniske begreper og faglige forkortelser.
De aller beste lederne er direkte og enkle i sin kommunikasjon. Da er det også mindre rom for misforståelser. På mange måter praktiserer de KISS (Keep It Simple, Stupid).
KISS har vært et begrep siden 1960-tallet, og kommer opprinnelig fra den amerikanske marinen.
Prinsippet her er at de fleste systemer fungerer best hvis de er enkle. Jo enklere, jo bedre; Keep It Simple, Stupid. Siden den gang har en rekke virksomheter omfavnet ideen og utviklet produkter og prosesser med KISS som prinsipp.
Steve Jobs i Apple var en ihuga tilhenger av KISS og nærmest fanatisk i sin tilnærming for å gjøre Apples produkter så enkle som mulige. Eller som Jobs selv pleide å si; «It all comes down to this: Let’s make it simple. Really simple.”
Et personlig råd
Min avdøde svigerfar var en erfaren journalist i Financial Times. Han var også en sterk tilhenger av det enkle når det gjaldt formidling. «Less is more » var et uttrykk han brukte ofte. Han ga meg flere gode råd i starten av min karriere, og som jeg siden har prøvd å følge så godt jeg kan. Det har ikke vært lett. Å gjøre ting enkelt er noe av det vanskeligste jeg vet.
Det var ett råd jeg husker spesielt godt. Selve rådet virker enkelt nok, men er veldig vanskelig å gjennomføre. Det er sjelden jeg lykkes helt men selv forsøket er bryet verdt. Rådet har med formidling å gjøre og er som følger:
Skriv ned det du ønsker å kommunisere skriftlig eller muntlig. Innholdet kan egentlig være hva som helst men budskapet ditt burde være mer enn noen få setninger. Det kan f.eks. være en viktig sak du skal presentere på et kommende styremøte, et ukentlig statusmøte med ditt team eller gruppe, en ansatt samtale, et skriftlig innspill til ledergruppen, hovedbudskapet ditt på et kommende allmøte, et foredrag, etc. Jeg forutsetter at du er kjent med målgruppen din og eventuelle tidsrammer du må forholde deg til.
Gjør en ny gjennomgang av teksten. Vær ærlig med deg selv og fjern alle ord, setninger og uttrykk som du mener ikke tilfører reell verdi. Til slutt står du igjen med en tekst som du mener absolutt ikke kan kuttes ytterlige. Hvert ord, punktum og komma har blitt nøye veid og må være med. Men det er nå den vanskelige jobben begynner…
Nå skal du halvere teksten! Ja, du leste riktig. Kutt ytterligere 50 %. Ved første øyekast kan det virke umulig, men det tvinger deg til fokusere på budskapet ditt og det du virkelig ønsker å formidle.
Det er naturligvis ikke alltid mulig, eller ønskelig, å kutte hele 50 %. Men forsøket i seg selv er en veldig nyttig og lærerik øvelse.
Jeg avslutter med en liten videosnutt som illustrerer hvordan kommunikasjon kan gjøres enkelt. Dette er fra et intervju med Steve Jobs og Bill Gates, i en tid hvor Microsoft og Apple samarbeidet. Se hvordan Gates vikler seg inn i uvesentlige og kompliserte forklaringer når han prøver å svare på et spørsmål, før Jobs overtar og viser hvordan det skal gjøres.
Jobs var til tider en entusiastisk og svært dyktig historieforteller, og dette kommer også tydelig frem i denne videoen. Men det viktigste var han evne til å gjøre formidlingen så enkel som mulig. Dette er KISS i praksis.